Должностные инструкции

Должностная инструкция — это документ, регламентирующий производственный процесс каждого работника. Обычно включает в себя краткое изложение основных обязанностей, полномочий и необходимых навыков, относящихся к конкретной должности в организации.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных, утверждаются руководителем организации.Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Подробная должностная инструкция содержит, обычно, следующие пункты:

  • Общие положения (описывает, что это за документ, что за должность, кем назначается и пр.).

  • Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности). Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта, если квалификационные требования не принципиальны — пункт лучше опустить.

  • Должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать).

  • Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее описываются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем.

  • Права специалиста (например — своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.)

  • Права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя)

  • Ответственность специалиста (описание зоны ответственности)

Должностные инструкции одинаково важны и для компании, и для сотрудника, они делают ясным и понятным трудовой процесс. В результате, каждый сотрудник понимает, каков круг его обязанностей, зоны своей ответственности, чего от него ожидает руководитель, по каким параметрам будет оцениваться его работа и может даже самостоятельно контролировать свою работу. С другой стороны, у компании появляется отличный инструмент для управления персоналом, который облегчает решение проблем адаптации, мотивации, контроля и увольнения.

Также должностные инструкции помогают специалисту по подбору персонала организовать работу с кандидатами более эффективно, так как есть четкие стандарты, задачи и технологии работы.

Однако, для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, они должны быть конкретными, достаточно детальными и правдивыми.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности.

Пример должностной инструкции для делопроизводителя:

УТВЕРЖДАЮ
Директор ____________________________________
(ФИО, подпись)

«___» ________________ 200_ г.

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

1.Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ______________ (заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица).

1.4. Делопроизводитель должен знать:

  • Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
  • Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
  • Структуру предприятия и его подразделений.
  • Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
  • Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
  • Основы организации труда.
  • Правила эксплуатации вычислительной техники.
  • Законодательство о труде.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

  • Положением о ____________ (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении).
  • Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
  • Настоящей должностной инструкцией.

1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно _____________.
1.7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.8. _________________________________________________________________.
1.9. _________________________________________________________________.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель:

2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица) проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
2.11. _________________________________________________________________.
2.12. _________________________________________________________________.

3.Права

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу) о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. _________________________________________________________________.
3.7. _________________________________________________________________.

4. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность за:

4.1. ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
4.2. правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
4.3. причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
4.4. _________________________________________________________________.

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель _________ __________________ «___»________ ____г.
структурного (подпись) (ФИО)
подразделения:

Начальник _________ __________________ «___»________ ____г.
юридического (подпись) (ФИО)
отдела:

С инструкцией _________ __________________ «___»________ ____г.
ознакомлен: (подпись) (ФИО)
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

Send this to a friend

Заказать обратный звонок:
Замовити зворотній дзвінок:
Order a callback: